Produkt-Updates

Noch nie war der Start mit der der Fairwalter App so einfach: Der Assistent führt Schritt für Schritt durch die App-Konfiguration. Die erledigten Schritte werden in einer Checkliste automatisch abgehakt. Der Setup-Assistent ist in die Bereiche Stammdaten, Grundeinstellungen, Immobilienverwaltung, Buchhaltung und Gebäudemanagement eingeteilt. Eingebundene Videos und verlinkte Tutorial-Artikel unterstützen in jedem Bereich.

Behebung eines Logikfehlers der die MwSt. bei Unterverträgen (welche auf Hauptvertrag gelinkt sind) nicht korrekt berechnet wurde.

Zeitenweise war es nicht möglich, einen Vertrag zu löschen, wenn bereits eine Nebenkostenabrechnung bestand, auch wenn der Vertrag nicht in die Abrechnungsperiode fiel. Wenn eine Nebenkostenabrechnung gemacht wurde und ein Vertrag in die abgerechnete Periode fällt, ist es weiterhin nicht möglich diesen Vertrag zu löschen. Ansonsten würden womöglich dem Vertrag zugeteilte Anteile nicht verteilt und die Abrechnung würde fehlschlagen. Alle anderen Verträge können nun aber wieder gelöscht werden.

Wenn ein neues Bankkonto angelegt wird, werden die Daten der Bank wieder automatisch anhand der erfassten IBAN ausgefüllt.

Mit dem neuen Symbol bei Verträgen gibt es nun die Möglichkeit, einzelne Verträge für ausgewählte Perioden Soll zu stellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungen bei der normalen Sollstellung über den ganzen Account nicht doppelt erstellt werden, und allfällige Einzahlungsscheine die richtigen Referenznummern passend zum Mietverhältnis erhalten.

Mit dem neuen Link zur Verwaltung der Dokumentvorlagen können diverse Dokumente personalisiert werden. So ist das Hochladen von Logos und Formulieren von Textpassagen & Inhalten möglich. Der Link zur Vorlagenverwaltung ist nur für Administratoren zugänglich, einfache Benutzer können die Vorlagen nicht bearbeiten.

In diversen Vorlagen hatten sich Fehler eingeschlichen, so dass bspw. in Adressblöcken Kommas zwischen Postleitzahl und Ortschaft erschienen sind. Diese Fehler wurden behoben und darüber hinaus auch die Vorlage für Verträge bei Parkplätzen ergänzt. Hier wird beim Mietzins nicht mehr nur der Bruttomietzins, sondern auch der Nettomietzins und allfällige Nebenkosten separat aufgelistet.

Beim Exportieren der Buchhaltung als Excel (Button "Abschluss") wurde die Darstellung im Excel überarbeitet. Neu finden Sie im Journal die Soll- und Habenkonten mit den Kontonummern ergänzt, damit Sie beim Filtern noch schneller die richtigen Konten auswählen können.

In der Buchhaltung sind bei der Ansicht einzelner Kontenblätter fortlaufende Summen eingeführt worden. Diese helfen dabei, beispielsweise die Zwischenstände von Bankkonten mit der Buchhaltung abzugleichen und erleichtern so die Kontrollarbeiten oder die Fehlersuche.

Eine neue, einfachere Art der Suche und Selektieren von Gebäuden, Mietobjekten resp. Mietverhältnissen sind jetzt verfügbar! Intensive Umfragen und Konzipierung verschiedener Lösungen haben uns zum neuen Fokusselektor 2.0 geführt. Diese Suche wird als Komponente nach und nach in der Applikation in allen Bereichen eingeführt.

Bei der Vertragserstellung gibt es seit geraumer Zeit die Möglichkeit, einen Vertrag (z.B. für einen Parkplatz) mit einem Hauptvertrag (z.B. von einer Wohnung) zu verknüpfen. Bei der Sollstellung wurde für diese Verträge bisher immer je eine Mietzinsrechnung erstellt. Neu wird eine kombinierte Rechnung für den Hauptvertrag (z.B. Wohnung) erstellt, in dem der andere Vertrag (hier Parkplatz) mit aufgeführt und verrechnet ist.

Die Datumssuche in der Buchhaltung war defekt und schränkte die Suchergebnisse nicht mehr ein. Dieser Fehler wurde behoben.

Wenn Verträge noch nicht verknüpft wurden, und dadurch einzelne Rechnungen für Parkplätze und Wohnungen (statt einer kombinierten Rechnung) bestehen, der Mieter jedoch beide Beträge in einer Zahlung zusammenfasst, entstehen überbezahlte Rechnungen. Diese überbezahlten Rechnungen können neu automatisch mit den offenen Rechnungen ausgeglichen werden

Diverse Dokumentvorlagen wurden überarbeitet. Hierbei wurden kleinere und grössere Verbesserungen vorgenommen und die Vorlagen auch im Hinblick auf die selbständige Verwaltung von Dokumentvorlagen optimiert. So wurde beispielsweise die Absenderadresse als Adressblock entfernt und in die Kopfzeile der Dokumente verlegt.

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Wenn ein neuer Mietvertrag erstellt wird, wird oft ein Einzahlungsschein oder eine erste Mietzinsrechnung benötigt, damit der Mieter bereits mit dem Vertrag auch die Zahlungsinformationen für die Miete erhält. Damit hierfür nicht jedes Mal eine Sollstellung ausgelöst werden muss, kann nun direkt nach Vertragserstellung die erste Debitorenrechnung für den Vertrag erstellt werden. Dazu kann das neu erstellte Symbol bei Verträgen verwendet werden. Es erscheint bei allen Verträgen, welche noch keine Debitorenrechnung für den Monat des Vertragsstarts haben.

Wenn Mietverträge erstellt werden, welche keine monatlichen Mieten vorsehen, sondern quartalsweise, halbjährliche oder sogar jährliche Mieten, wird dies nun automatisch berechnet und transparent in der Applikation ausgewiesen. So werden Missverständnisse und Eingabefehler minimiert.

In verschiedenen Prozessen und Ansichten, in denen Personen als Vertragsparteien oder Bewohner gewählt werden können, wurden die Ansichten überarbeitet. Neu kann aus einem suchbaren Dropdown ausgewählt werden, wodurch die Übersicht und Bedienbarkeit verbessert wurde.

Es kann bei einer Person ein bestehendes Bankkonto angehängt werden. Bei bereits bestehenden Personen können die Bankkonten in der Ansicht zum Editieren von Personen bestehende Bankkonten ausgewählt werden, neue hinzugefügt werden, oder beim Bearbeiten von Bankkonten eine Person ausgewählt werden, zu der das Konto gehört.

Adressänderungen von Mietern und Bewohnern können neu auf ein spezifisches Datum terminiert werden. So wechselt dann die Adresse und somit die verwendete Anschrift bei Briefen und Schreiben ab einem bestimmten Datum für diese Person automatisch.

Es war bisher lediglich möglich, unter einzelnen Verträgen Dokumente hochzuladen und in Fairwalter zu speichern. Neu gibt es eine Umfassende Dokumentenablage. Die Ablage lässt sich über Tags organisieren, so dass Dokumente sowohl nach Art (z.b. Vertrag oder Rechnung) und Zugehörigkeit (ganze Liegenschaft oder zu einem Vertrag) abgelegt und später wieder gesucht und gefunden werden können. Auch Dokumente die bei einzelnen Verträgen abgelegt werden, erscheinen in dieser generellen Dokumentenablage und sind dabei bereits gemäss Zugehörigkeit zugeordnet.

Die Struktur der aktuell verfügbaren Tags wird in Zukunft noch weiter ausgebaut und verfeinert.

Weitere Details, wie die neue Ablage im Detail funktioniert, finden Sie hier: https://help.fairwalter.ch/dokumente-verwalten

In der gesamten Applikation wurden die Stati für Objekte, Verträge und Mieten vereinheitlicht und angepasst. So ist nun in allen Ansichten konsistent ersichtlich, (A) wie der aktuelle Stand ist und (B) welche zukünftigen Ereignisse bevorstehen. Z.B wird bei einem gekündigten Vertrag angezeigt,  dass er (A) aktiv ist und (B) per wann er gekündigt wird. Sollte bereits ein Nachfolger feststehen, wir der zweite Status stattdessen ersetzt und angezeigt (B) wann der nachfolgevertrag beginnen wird.

Die Personenübersicht zeigt neu sowohl alle geschuldeten, sowie auch bereits alle überfälligen Beträge an. Dabei werden alle offenen Debitorenrechnungen berücksichtigt, die diese Person als Rechnungsempfänger verzeichnet haben, und gemäss Fälligkeitsdatum sortiert.

Die neue Ansicht wird sowohl in der Personenübersicht als auch in der Detailansicht der Personen angezeigt.

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In der Ansicht für die Bilanz sowie die Erfolgsrechnung sind neu alle unbenutzten Konten ausgeblendet. So erhalten Sie schnell eine Übersicht über Bilanz und Erfolgsrechnung. Es kann allerdings jederzeit die gesamte Kontenliste eingeblendet werden, so dass auch bisher unbenutzte Konten mit Anfanbsbeständen versehen werden können.

Wenn Zahlungen von Debitoren mehrere Rechnungen betreffen, können diese Zahlungen nach der Verbuchung auch auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden. Im Bankabgleich kann nur eine Debitorenrechnung ausgewählt werden, aber anschliessend können die überbezahlten Rechnungen gefiltert, und die einzelnen Zahlungen aufgeteilt werden. So können alle betroffenen Rechnungen im System auf "bezahlt" gestellt werden, auch wenn nur eine Zahlung vorliegt.

Bisher konnten Banktransaktionen im Bankabgleich entweder als Zahlungen auf Debitorenrechnungen oder als manuelle Buchungen verbucht werden. Neu gibt es auch die Option, Zahlungen direkt auf Kreditorenrechnungen zu verbuchen.

Im Bankabgleich wurde die Suche für Debitorenrechnungen ergänzt. Neu wird auch der Rechnungsbetrag angezeigt und es kann somit statt nach Rechnungstiteln oder Schuldnern auch nach Beträgen gesucht werden.

Fairwalter kann neu auch komplexere Liegenschaften abbilden.Durch die Einführung von Gebäuden können nun auch mehrere Adressen / Eingänge in einer Liegenschaft erfasst werden. Die Mietobjekte können entweder beim Erstellen oder auch nachträglich zwischen den Gebäuden verschoben werden. So können auch bereits erstellte Liegenschaften ganz einfach angepasst werden.

Die Buchhaltung wird übrigens weiterhin auf Stufe Liegenschaft geführt. Wenn für ein Gebäude eine eigene Buchhaltung geführt wird, sollte dieses Gebäude also auch in einer separaten Liegenschaft geführt werden.

Die Buchhaltung zeigt nun für die Erfolgsrechnung übersichtlich den Gewinn und Verlust des aktuellen Geschäftsjahres an. In der Bilanzansicht wird die Differenz zwischen Aktiven und Passiven angezeigt, was vor den Abschlussbuchungen ebenfalls Gewinn und Verlust entspricht.

Die Detailansicht von Verträgen wurde überarbeitet, so dass dort nun Vertragsdokumente nicht mehr nur erzeugt, sonder auch hochgeladen und verwaltet werden können. So können Sie ab sofort unterschrieben Verträge und Scans von anderen Originaldokumenten pro Vertrag hinterlegen. Dies ist erst der Anfang. Wir arbeiten bereits an einer umfassenden Dokumentenablage, die weit über die Ablage von Verträgen hinaus funktionieren wird.

In der Detailansicht von Personen können zugehörige Rechnungen neu gefiltert und gesucht werden. So kann zum Beispiel schnell ein Überblick über offene Rechnungen gewonnen werden.

Im Bankabgleich können Bankdateien (camt054, MT940) in Fairwalter hochgeladen werden. So können dann alle Transaktionen eines Bankkontos in Fairwalter übernommen und Debitorenrechnungen zugeordnet werden. Wenn Zahlungen mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR oder QR Code) gemacht wurden, werden dafür sogar automatisch Rechnungen vorgeschlagen, zu denen die Referenznummer passt.

Fairwalter verfügt nun über einen Demomodus. Wenn dieser aktiviert wird (Kippschalter neben der Online Hilfe), gelangt man in ein neues Konto, in welchem bereits einige Daten erfasst wurden. Dort können bedenkenlos diverse Funktionen ausprobiert werden. Die Änderungen werden alle 30 Tage gelöscht, oder können direkt selbständig zurückgesetzt werden.

Die QR Code Rechnungen sind da! Unter «Integrationen» kann nun die QR Code Rechnung für Debitoren freigeschaltet werden. Anschliessend kann für jede neue oder bereits existierende Rechnung ein QR Code Einzahlungsschein generiert werden.

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Kurzzeitig wurden Mietzinsanpassungen nicht richtig bei der Sollstellung berücksichtigt. Dieser Fehler konnte behoben werden und Debitorenrechnungen werden wieder mit den korrekten Mieten erstellt.

Für Debitoren-und Kreditorenrechnnungen war es bisher nur möglich, eine  einzelnen Buchung zu erzeugen. Neu kann für Rechnungen ausgewählt werden, ob die gesamte Rechnung einheitlich, oder die einzelnen Positionen separat verbucht werden sollen.

Der Upload von Dateien wurde an diversen stellen verändert. Dadurch werden nun nicht nur Bilder in der Stammdatenansicht schöner dargestellt, die Änderung bringt auch im Hintergrundwichtige Verbesserungen mit sich, die in der Zukunft noch stark zum tragen kommen 😉

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Die Dokumente zum Mieterspiegel, die Leerstandsübersicht sowie die Kontaktliste für Liegenschaften wurden neu gestaltet und werden zukünftig nicht mehr als Word sondern als PDF erstellt. Dadurch konnte die graphische Gestaltung wesentlich optimiert werden.

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Dienstleister können neu mit Liegenschaften verknüpft werden, und erscheinen dann in den jeweiligen Stammdaten der Liegenschaft. Ebenfalls sind die relevanten Kontaktdatenschnell und übersichtlich direkt in den Stammdaten auffindbar.

Auf die Dienstleister Tabelle (wenn der Bereich «Dienstleister» auf der linken Seite angewählt wird)  kann nun auch der Filter für Liegenschaften oder Objekte angewendet werden, damit nur noch die relevanten Dienstleister angezeigt werden.

Das Dokument zur Nebenkostenabrechnung wurde grundlegend überarbeitet und kann nun direkt als PDF generiert werden. Die Abrechnung ist nun in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt und auch die Akontozahlungen werden bei der Abrechnung berücksichtigt.

Die Nebenkostenabrechnung schlägt nun automatisch die abzurechnende Periode vor und kann ebenfalls mit automatisch abgelesenen Zählerständen von smart-me erstellt werden.
Den Link zum Webinar mit smart-me, in dem wir die Funktionsweise im Detailvorstellen, finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=E7HuIAUehdE&t

Die Ladezeiten für Debitorenrechnungen, insbesondere wenn mehrere Filter gesetzt werden, wurde stark verbessert. Kunden mit vielen Debitorenrechnungen werden von der Verbesserung am stärksten profitieren.

Bei der Nebenkostenabrechnung werden die Kosten pro Objekt auf alle Mietverträge und allfälligen Leerstände verteilt. Zwischenzeitlich hatten dabei die Leerstände in der finalen Übersicht nur einzelne Nebenkostenkonten angezeigt, und somit nicht die kompletten Kosten. Dieser Fehler wurde nun behoben, so dass auch die Leerstände alle Kosten aufführen. Die Mietverträge haben zu jeder Zeit alle Kosten aufgeführt.

Die neuen Abonnemente können nun direkt aus der Applikation bestellt werden. Wenn sich Kunden während der Testphase einloggen, erhalten Sie direkt nach dem Login die Möglichkeit, ein Abonnement zu bestellen. Ebenfalls wird es bald auch für bestehende Kunden möglich sein, ihr Abo zu erweitern, sobald sie an Objekt- oder Funktionsgrenzen stossen.

In der Liegenschaftsansicht können einzelne Liegenschaften gelöscht oder bearbeitet werden. Zwischenzeitlich hatte die Ansicht der einzelnen Liegenschaften nicht funktioniert und es war nur die Kartenansicht verfügbar. Das Problem ist nun behoben.

Das bearbeiten von Kreditoren wurde verbessert. Es können dadurch nicht nur die Rechnungen selbst, sondern auch die damit verbundenen Buchungssätze verändert und angepasst werden

Bankkonten können spezifischen Buchhaltungskonten zugewiesen werden. Da der Kontenplan innerhalb eines Kontos für alle Liegenschaften gleich ist, sollten die Buchhaltungskonten nicht direkt nach dem Namen einer Bank benannt werden, weil womöglich unterschiedliche Banken für unterschiedliche Liegenschaften verwendet werden. Um dennoch unterscheiden zu können, welches Bankkonto mit dem Buchhaltungskonto gemeint ist, können nun Bankkonten mit eine Liegenschaft und einem Buchhaltungskonto verbunden werden. Sobald die Verbindung gemacht wird, wird überall in der Applikation das Bankkonto jeweils mit dem Buchhaltungskonto und das Buchhaltungskonto mit dem Bankkonto ergänzt.

Bilder, welche als Anhang für einen Schaden oder als Beleg für eine Kreditorenrechnung in das System geladen werden, können danach über die Vorschau betrachtet werden. Bisher mussten diese heruntergeladen werden, um sie erneut zu betrachten. Nun kann der Benutzer wählen, ob er das Bild herunterladen oder in der Vorschau betrachten möchte

In der gesamten Applikation wurden die Pflichtfelder mit einem Asteriks gekennzeichnet, so dass sie von Anfang an erkennbar sind.

Wenn in Verträgen Bewohner erfasst werden, kann neu die Adresse für diese Bewohner gleich übernommen werden, so dass die Kontaktdaten der Person aktualisiert sind.

Nach der Erfassung von Schäden können die Einträge nun auch mit Hilfe eines Status nachverfolgt werden.

Die Zählerstände und Verteilschlüssel wurden bei der Nebenkostenabrechnung zu jeder Zeit richtig gespeichert. Allerdings haben wir festgestellt, dass beim erstellen einer neuen Verteilung die Daten der letzten Abrechnung nicht korrekt übernommen wurden, und man die alten Zählerstände und Verteilschlüssel erneut eingeben musste. Dies wurde behoben und es werden nun die letzten Zählerstände und Verteilschlüssel als Ausgangslage für die neue Verteilung verwendet

Bei diversen Löschaktionen werden nun Popups gezeigt, um ein endgültiges Löschen zu bestätigen. Die Popups wurden eingeführt um ein versehentliches Löschen von aufwändigen Elementen wie z.B. ganzen Liegenschaften oder Mandaten zu verhindern.

Die automatische Sollstellung wurde dahin angepasst, dass sie:

• die Zahlungsmodi quartalsweise, halbjährlich und jährlich bei der Sollstellung berücksichtigt
• Rechnungen nicht doppelt erstellt werden, wenn eine Sollstellung erneut ausgelöst wird

Die Tabelle der Sollstellung zeigt nun auch an, wie viele Rechnungen bei der ausgeführten Sollstellung erstellt wurden

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Beispiel 1: Vertrag mit quartalsweiser Sollstellung

Objektname: 133

Vertragsstart: 1. Januar 2019

Sollstellung: Quartalsweise (d.h. nur alle 3 Monate wird eine Rechnung geschickt)

Der bestehende Vertrag wurde frisch erfasst, danach wird für die Monate Juni und Juli für alle aktiven Verträge eine Sollstellung ausgelöst. Mit der neuen Anpassung bedeutet das für Objekt 133:

• Sollstellung Juni 2021: Es wird keine Rechnung erstellt (Vertragsstart ist Januar, somit werden nur Rechnungen in den Monaten Januar, April, Juli, Oktober erstellt)
• Sollstellung Juli 2021: Es wird die erste Rechnung erstellt

Nun werden rückwirkend für die Monate Januar 2021 bis Mai 2021 ebenfalls Sollstellungen ausgelöst:

• Für das Objekt 133 werden für Januar und April 2021 Rechnungen erstellt

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Beispiel 2: Denselben Monat erneut Sollstellen

Für den Monat Juli 2021 wurde bereits eine Sollstellung für 10 aktive Verträge ausgelöst. Erst danach fällt auf, dass dabei Rechnungen für ein Vertrag (Nr. 12) erstellt wurden, der bereits im Juni ausgelaufen ist, da der Mieterauszug nicht erfasst war.

Der Vertrag Nr. 12 wird also nachträglich per Ende Juni gekündigt (über Prozesse > Mieterauszug starten). Danach wird ein neuer Vertrag Nr. 13 mit Startdatum 1. Juli 2021 erfasst.

Die durch die Sollstellung für Juli 2021 erstellten Rechnungen für Vertrag Nr. 12 werden manuell gelöscht (unter Debitoren). Danach wird erneut eine Sollstellung für Juli 2021 ausgelöst:

• Von der Sollstellung sind nur Verträge betroffen, die seit der letzten Sollstellung neu hinzugefügt wurden (in diesem Fall Vertrag Nr. 13).

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Um die Übersicht über allfällige Vertragsanpassungen im Laufe der Zeit zu vereinfachen, wurden an einigen Stellen neue Anzeigen gestaltet:

• In der Stammdatenübersicht werden unter «Mietzins» der aktive, sowie auch abgepasste Mietzinsen der Vergangenheit und Zukunft angezeigt
• In der Detailansicht eines Vertrages können neu auch die Dokumente der letzten Vertragsanpassung generiert werden
• Der «Mietzins» Tabelle wurde eine neue Spalte hinzugefügt: neu werden die Einträge mit dem Label «aktiv» oder «ausgelaufen» gekennzeichnet

Am Ende von Prozessen wird neu eine Zusammenfassung angezeigt. Damit können die Angaben vor dem Prozessabschluss noch einmal überprüft werden. Die mit den eingegebenen Informationen in Zusammenhang stehenden Rechnungen und Dokumente werden erst danach generiert.

Nebst dem Einrichtungsassistenten bei der Erfassung von neuen Objekten, bei welchem alle Räume einer Wohnung erstellt werden können, können auch einzelne Räume in der Stammdatenansicht eines Objekts hinzugefügt werden. Neben der Überschrift "Ausstattung und Räume" kann über den "+NEU" Knopf ein zusätzlicher Raum erfasst werden.

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Dabei wählt man den Raumtyp aus und kann anschliessend in der Rubrik "Assets" oder direkt über das Bearbeitungssymbol hinter dem Raum die einzelnen Assets Umbenennen.

In der Stammdatenansicht der Mietobjekte gibt es die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Dieses Notizfeld ist ein Freitextfeld, welches frei gestaltet werden kann, und auch externe Links aufnehmen kann. Dadurch bietet es viel Flexibilität und ermöglicht einen breiten Einsatzzweck.

In der Buchhaltung gibt es für die Ansichten zu Kontenblätter und Journal Suchfilter, um die Suche nach einzelnen Buchungen zu vereinfachen. Dabei kann sowohl nach Datum, Betrag als auch Begriffen, welche im Buchungstext enthalten sind, gesucht werden. Es wird dabei aber immer nur im aktuell oben rechts ausgewählten Geschäftsjahr gesucht, und nicht übergreifend über alle Jahre.