Produkt-Updates

Die Erstellung von manuellen Debitorenrechnungen wurde überarbeitet und erscheint im neuen Design. Nun können alle benötigten Informationen übersichtlich auf einer Seite erfasst werden.

Verträge, welche nicht mit einer herkömmlichen Kaution besichert waren, sondern über eine Kautionsversicherung gedeckt sind, konnten zwischenzeitlich nicht bearbeitet werden. Dieses Problem wurde behoben.

Der Bankabgleich und das Zuordnen der Transaktion wurden komplett überarbeitet. Das Design ist nun wesentlich übersichtlicher und auch der Funktionsumfang wurde verbessert. So wurden insbesondere die Filtermöglichkeiten und Mehrfachaktionen ausgebaut.

Banken speichern zum Teil Referenznummern von Zahlungen in unterschiedlichen Feldern ab. In der Vergangenheit wurden deshalb einige Referenznummern nicht erkannt und die Rechnung nicht automatisch zugeordnet. Das Erkennen der Referenznummern wurde nun überarbeitet und verbessert.

Verträge konnten bis anhin erst beginnen, wenn der vorherige Vertrag abgelaufen war. Dies brachte Komplikationen bei Mietverhältnissen, die am selben Tag wechseln, z.B. am 15. eines Monats. Neu können sich die Verträge um 1 Tag überschneiden, so dass Aus- und Einzug am gleichen Tag möglich sind.

Die Flächen von Wohnungen und anderen Mietobjekten können neu mit Dezimalstellen erfasst werden. Bisher waren nur Flächenangaben in ganzen m2 möglich.

Debitrenrechnungen können neu für mehrere Empfänger erstellt werden. Das Rechnungsdokument und ein allfälliger QR-Einzahlungsschein führen dann alle Empfänger auf. Die Rechnungsadresse wird weiterhin vom Primärkontakt übernommen.

Die Bearbeitungsmaske für Assets wurde komplett überarbeitet und ist nun einfacher, moderner und angepasst an die neue Fairwalter Benutzeroberfläche.

Im Bereich für den Bankabgleich wurden Übersetzungsfehler korrigiert und Optimierungen an den Übersetzungen vorgenommen.

Die Filter für Ansichten im Bereich Buchhaltung wurden angepasst. Die neuen Filter vereinfachen das Suchen, Filtern und Eingrenzen der Übersicht.

Über die letzten Wochen wurden immer wieder einzelne Tabellen überarbeitet und erscheinen im neuen Look. Nun gegen Jahresende sind fast alle Tabellen überarbeitet und verhalten sich gleich. Die wichtigste Neuerung: die Aktionen, um einzelne Verträge, Rechnungen etc. im Detail zu betrachten, zu löschen oder einfach nur zu überarbeiten, finden Sie über die 3 Punkte auf der linken Seite.

In den Stammdaten der einzelnen Mietobjekte können Räume und deren Assets wieder erstellt werden. Es werden dabei Raumvorlagen für die Erstellung verwendet und diese können in der Navigation unter "Assets" bearbeitet werden. Die Funktion ist im Abonnement "Privat" nicht enthalten.

Die Vertragsübersicht wurde überarbeitet und dem Design der ebenfalls kürzlich überarbeiteten Übersichten Kontakte und Debitoren angeglichen.

Die Leerstandsmiete kann pro Mietobjekt separat hinterlegt werden. Dieser Betrag wird dann bei einem Leerstand für die entsprechende Leerstandsbuchung verwendet.

Dokumentvorlagen können dupliziert und einzelnen Mandaten zugewiesen werden. So können für jedes Mandat individuelle Begleitschreiben oder Hausregeln hinterlegt werden.

Die Funktionen bei der Debitorenübersicht wurden erweitert. Neu ist es nicht nur möglich, die aktuell gefilterte Debitorenübersicht als Excel zu exportieren, über die Kästchen links können auch mehrere Rechnungen gleichzeitig gelöscht werden.

Die Tabelle sowie die Erfassungsmaske für Schäden und Reparaturen wurde überarbeitet und bietet neu einen viel besseren Überblick über aktuelle Schäden und deren Status.

Die Stammdatenerfassung wurde von Grund auf neu entwickelt. Bei der Erfassung von Liegenschaften und Mietobjekten werden die öffentlich zugänglichen Daten des Bundes verwendet. So lassen sich auch grosse Überbauungen mit nur wenigen Klicks in Fairwalter erfassen. Die Stammdaten werden übersichtlich in Tabellen dargestellt und lassen sich direkt in der Ansicht bearbeiten.

Bei Gewerbeverträgen werden die besonderen Bestimmungen nun mit Aufzählungspunkten angezeigt und können auch entsprechend neu formatiert werden.

Die Validierungen bei überschneidenden Verträgen wurde verbessert, so dass nun eindeutig klar ist, wo die Überschneidung entsteht.

Rechnungsbeträge wurden bisher auf den Rappen genau erstellt. Neu werden Rechnungen auf 5Rp. gerundet. Dies betrifft alle Debitorenrechnungen in der Applikation, sowohl Mietzins- als auch Nebenkosten- oder manuell erstellte Rechnungen.

Der Mieterspiegel konnte bisher lediglich für einzelne Liegenschaften erstellt werden. Dazu musste man im Fokusselektor eine einzelne Liegenschaft auswählen. Neu kann auch der Mieterspiegel für das gesamte Portfolio erstellt werden. In der Excel-Datei, welche erstellt wird, wird jede Liegenschaft in einem separaten Reiter aufgeführt.

Der Mieterspiegel konnte bisher lediglich für einzelne Liegenschaften erstellt werden. Dazu musste im Fokusselektor eine einzelne Liegenschaft ausgewählt werden. Neu kann auch der Mieterspiegel für das gesamte Portfolio erstellt werden. In der Excel-Datei, welche erstellt wird, wird jede Liegenschaft in einem separaten Reiter aufgeführt.

Bankkonten werden ab sofort in Mietzinskonten (Konto der Liegenschaft, auf das Mietzinszahlungen fliessen), Kreditorenkonten (Konten von Lieferanten), Mieterkonten (Kontoverbindung eines Mieters) und Kautionskonten (Konto, auf das die Kaution bezahlt wurde) aufgeteilt. Beim Erfassen und Bearbeiten werden dann jeweils nur die notwendigen Felder angezeigt und das Erstellen und Bearbeiten dadurch vereinfacht.

Suchen und finden gibt es nun über die ganze Fairwalter Applikation! Neu kann nach Personen, Verträgen, Debitoren und Kreditoren gesucht werden.

Das Dashboard wurde angepasst, um zukünftig die Gesamtinvestitionen einer Liegenschaft zu zeigen, und darauf basierend auch die Bruttorendite und den CFROI (Cash Flow Return on Invest) zu berechnen.

Die Debitorenliste wurde überarbeitet und die Tabelle entsprechend neu gestaltet. Zudem wurden auch die Filter-, Sortier- und Suchfunktionen umfassend verbessert und optimiert

Administratoren können nun alle hochgeladenen Dokumente der Dokumentenablage mit einem Klick exportieren. Die Dokumenten werden dann als Zip Datei zur Verfügung gestellt und sind nach Liegenschaft, Gebäude, Mietobjekt und sogar Vertrag geordnet.

Globale Übersicht und Einblick in Profitabilität (Soll und effektiv erwirtschaftete Nettomiete), Leerstände (nach Nettomiete, Fläche und Anzahl Objekte) sowie News zum Produkt und anstehende Geburtstage. Das neue Dashboard wird künftig weiter ausgebaut und ist erst der Anfang vieler neuer Änderungen in Fairwalter.

Um den Wert ihres Portfolios im Dashboard besser  zu vergleichen, kann der Steuerwert pro Gebäude erfasst werden. Bestehende Gebäude können einfach in den Stammdaten bearbeitet werden.

• Vereinfachte Rechnungen für Parkplätze - nur noch eine Position "Mietzins", auch bei übrigen Rechnungen keine Positionen mit 0 mehr aufgeführt
• Probleme generieren QR-Referenz behoben

Für Parkplätze und Gewerbe wurden die Dokumente Begleitbrief und Kündigungsbestätigung neu erstellt und als Dokumentvorlagen zur Verfügung gestellt.

Die Profileinstellungen wurden erweitert. Ihren Zugang zu Fairwalter können Sie neu auch mit Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern. Unter den Profileinstellungen kann die Authentifizierung eingerichtet und aktiviert werden.

Nebenkostenabrechnungen werden zuerst immer als Entwurf erstellt. Erst beim Verrechnen (Häckchensymbol) werden die Buchungen für die Buchhaltung inkl. Debitorenrechnungen erstellt. Bisher musste dieser Schritt wohl überlegt sein, da diese Buchungen ansonsten von Hand gelöscht werden mussten. Neu werden mit dem Löschen einer falschen Nebenkostenabrechnung auch alle erstellten Buchungen und Rechnungen gelöscht werden.

Die Vorlage für das Dokument "Merkblatt Wohnungsrückgabe" ist nun im Vorlagenmanager verfügbar und kann frei bearbeitet werden.

Um die Optionen für Standardverteilung der Nebenkosten nutzen zu können, und keine Anteile auf Parkplätze oder andere Objekte zu verteilen, müssen diese den Wert 0 annehmen können. Zuvor war die Mindestgrösse für Räume 1, neu kann sie auch auf 0 gesetzt werden.

Administratoren können zusätzliche Nutzer:innen in ihren Account einladen und Einstellungen zum Nutzer oder zur Nutzerin vornehmen. Allerdings konnten bereits angelegte Nutzer:innen bisher nicht mehr gesperrt werden. Neu können diese gesperrt werden, damit Sie sich nicht mehr in den Account einloggen können.

Bereits bisher konnte für einzelne Verträge angegeben werden, ob der Mietzins mit oder ohne MWST fällig ist. Neu kann beim Erstellen oder Bearbeiten der Liegenschaft angegeben werden, ob die Liegenschaft mit oder ohne MWST abgerechnet wird. Dadurch wird nicht nur die Einstellung der Mietverträge automatisch auf "mit" oder "ohne" MWST vorgeschlagen, es wird auch beim Erstellen der Debitoren- und Kreditorenrechnungen das Feld für die MWST angezeigt oder ausgeblendet.

Zwischenzeitlich wurde nicht immer der Mietzins des Vormieters auf dem Anfangsmietzinsformular des jeweiligen Kantons angezeigt. Der entsprechende Fehler wurde nun behoben und die Mietzinsen werden wieder korrekt übernommen und angezeigt.

Bisher konnten Mietzinsen nur über das Bearbeiten von Verträgen geändert werden. Im Vertrag wird allerdings immer nur der aktuellste Mietzins angezeigt. Wenn nun eine Vertragsanpassung mit einem neuen Mietzins gemacht wurde, konnte der alte Mietzins nicht mehr verändert werden. Neu kann jeder Mietzins im Reiter "Mietzins" bearbeitet werden. Weiterhin wird auch der aktuellste Mietzins im Vertrag angezeigt, um ihn direkt dort zu bearbeiten.

Über die Ansicht Personen kann durch das Auswählen von Mietern ein Mahnlauf für diese gestartet werden. Dabei können alle überfälligen Rechnungen oder nur einzelne gemahnt werden. Ebenfalls kann die Mahnstufe automatisch (bestehende Stufe +1) oder individuell gewählt werden.

Geschäftsjahre können nun über das Symbol Schloss gesperrt werden. So kann verhindert werden, dass absichtlich oder unabsichtlich Änderungen an der Buchhaltung vorgenommen werden, nachdem sie abgeschlossen wurde. Das Sperren eines Geschäftsjahres bewirkt jeweils, dass die gesamte Periode gesperrt ist.

Die Verwaltung der Mandate und damit insbesondere die Verteilung der Zugriffsrechte an Benutzer im Account wurde grundlegend überarbeitet. Nun können neue Benutzer mit einem Klick allen bestehenden Mandaten zugeordnet werden, oder alle Benutzer von einem Mandat entfernt werden.

Noch nie war der Start mit der der Fairwalter App so einfach: Der Assistent führt Schritt für Schritt durch die App-Konfiguration. Die erledigten Schritte werden in einer Checkliste automatisch abgehakt. Der Setup-Assistent ist in die Bereiche Stammdaten, Grundeinstellungen, Immobilienverwaltung, Buchhaltung und Gebäudemanagement eingeteilt. Eingebundene Videos und verlinkte Tutorial-Artikel unterstützen in jedem Bereich.

Behebung eines Logikfehlers der die MwSt. bei Unterverträgen (welche auf Hauptvertrag gelinkt sind) nicht korrekt berechnet wurde.

Zeitenweise war es nicht möglich, einen Vertrag zu löschen, wenn bereits eine Nebenkostenabrechnung bestand, auch wenn der Vertrag nicht in die Abrechnungsperiode fiel. Wenn eine Nebenkostenabrechnung gemacht wurde und ein Vertrag in die abgerechnete Periode fällt, ist es weiterhin nicht möglich diesen Vertrag zu löschen. Ansonsten würden womöglich dem Vertrag zugeteilte Anteile nicht verteilt und die Abrechnung würde fehlschlagen. Alle anderen Verträge können nun aber wieder gelöscht werden.

Wenn ein neues Bankkonto angelegt wird, werden die Daten der Bank wieder automatisch anhand der erfassten IBAN ausgefüllt.

Mit dem neuen Symbol bei Verträgen gibt es nun die Möglichkeit, einzelne Verträge für ausgewählte Perioden Soll zu stellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnungen bei der normalen Sollstellung über den ganzen Account nicht doppelt erstellt werden, und allfällige Einzahlungsscheine die richtigen Referenznummern passend zum Mietverhältnis erhalten.

Mit dem neuen Link zur Verwaltung der Dokumentvorlagen können diverse Dokumente personalisiert werden. So ist das Hochladen von Logos und Formulieren von Textpassagen & Inhalten möglich. Der Link zur Vorlagenverwaltung ist nur für Administratoren zugänglich, einfache Benutzer können die Vorlagen nicht bearbeiten.

In diversen Vorlagen hatten sich Fehler eingeschlichen, so dass bspw. in Adressblöcken Kommas zwischen Postleitzahl und Ortschaft erschienen sind. Diese Fehler wurden behoben und darüber hinaus auch die Vorlage für Verträge bei Parkplätzen ergänzt. Hier wird beim Mietzins nicht mehr nur der Bruttomietzins, sondern auch der Nettomietzins und allfällige Nebenkosten separat aufgelistet.

Beim Exportieren der Buchhaltung als Excel (Button "Abschluss") wurde die Darstellung im Excel überarbeitet. Neu finden Sie im Journal die Soll- und Habenkonten mit den Kontonummern ergänzt, damit Sie beim Filtern noch schneller die richtigen Konten auswählen können.

In der Buchhaltung sind bei der Ansicht einzelner Kontenblätter fortlaufende Summen eingeführt worden. Diese helfen dabei, beispielsweise die Zwischenstände von Bankkonten mit der Buchhaltung abzugleichen und erleichtern so die Kontrollarbeiten oder die Fehlersuche.

Eine neue, einfachere Art der Suche und Selektieren von Gebäuden, Mietobjekten resp. Mietverhältnissen sind jetzt verfügbar! Intensive Umfragen und Konzipierung verschiedener Lösungen haben uns zum neuen Fokusselektor 2.0 geführt. Diese Suche wird als Komponente nach und nach in der Applikation in allen Bereichen eingeführt.

Bei der Vertragserstellung gibt es seit geraumer Zeit die Möglichkeit, einen Vertrag (z.B. für einen Parkplatz) mit einem Hauptvertrag (z.B. von einer Wohnung) zu verknüpfen. Bei der Sollstellung wurde für diese Verträge bisher immer je eine Mietzinsrechnung erstellt. Neu wird eine kombinierte Rechnung für den Hauptvertrag (z.B. Wohnung) erstellt, in dem der andere Vertrag (hier Parkplatz) mit aufgeführt und verrechnet ist.

Die Datumssuche in der Buchhaltung war defekt und schränkte die Suchergebnisse nicht mehr ein. Dieser Fehler wurde behoben.

Wenn Verträge noch nicht verknüpft wurden, und dadurch einzelne Rechnungen für Parkplätze und Wohnungen (statt einer kombinierten Rechnung) bestehen, der Mieter jedoch beide Beträge in einer Zahlung zusammenfasst, entstehen überbezahlte Rechnungen. Diese überbezahlten Rechnungen können neu automatisch mit den offenen Rechnungen ausgeglichen werden

Diverse Dokumentvorlagen wurden überarbeitet. Hierbei wurden kleinere und grössere Verbesserungen vorgenommen und die Vorlagen auch im Hinblick auf die selbständige Verwaltung von Dokumentvorlagen optimiert. So wurde beispielsweise die Absenderadresse als Adressblock entfernt und in die Kopfzeile der Dokumente verlegt.

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Wenn ein neuer Mietvertrag erstellt wird, wird oft ein Einzahlungsschein oder eine erste Mietzinsrechnung benötigt, damit der Mieter bereits mit dem Vertrag auch die Zahlungsinformationen für die Miete erhält. Damit hierfür nicht jedes Mal eine Sollstellung ausgelöst werden muss, kann nun direkt nach Vertragserstellung die erste Debitorenrechnung für den Vertrag erstellt werden. Dazu kann das neu erstellte Symbol bei Verträgen verwendet werden. Es erscheint bei allen Verträgen, welche noch keine Debitorenrechnung für den Monat des Vertragsstarts haben.

Wenn Mietverträge erstellt werden, welche keine monatlichen Mieten vorsehen, sondern quartalsweise, halbjährliche oder sogar jährliche Mieten, wird dies nun automatisch berechnet und transparent in der Applikation ausgewiesen. So werden Missverständnisse und Eingabefehler minimiert.

In verschiedenen Prozessen und Ansichten, in denen Personen als Vertragsparteien oder Bewohner gewählt werden können, wurden die Ansichten überarbeitet. Neu kann aus einem suchbaren Dropdown ausgewählt werden, wodurch die Übersicht und Bedienbarkeit verbessert wurde.

Es kann bei einer Person ein bestehendes Bankkonto angehängt werden. Bei bereits bestehenden Personen können die Bankkonten in der Ansicht zum Editieren von Personen bestehende Bankkonten ausgewählt werden, neue hinzugefügt werden, oder beim Bearbeiten von Bankkonten eine Person ausgewählt werden, zu der das Konto gehört.

Adressänderungen von Mietern und Bewohnern können neu auf ein spezifisches Datum terminiert werden. So wechselt dann die Adresse und somit die verwendete Anschrift bei Briefen und Schreiben ab einem bestimmten Datum für diese Person automatisch.

Es war bisher lediglich möglich, unter einzelnen Verträgen Dokumente hochzuladen und in Fairwalter zu speichern. Neu gibt es eine Umfassende Dokumentenablage. Die Ablage lässt sich über Tags organisieren, so dass Dokumente sowohl nach Art (z.b. Vertrag oder Rechnung) und Zugehörigkeit (ganze Liegenschaft oder zu einem Vertrag) abgelegt und später wieder gesucht und gefunden werden können. Auch Dokumente die bei einzelnen Verträgen abgelegt werden, erscheinen in dieser generellen Dokumentenablage und sind dabei bereits gemäss Zugehörigkeit zugeordnet.

Die Struktur der aktuell verfügbaren Tags wird in Zukunft noch weiter ausgebaut und verfeinert.

Weitere Details, wie die neue Ablage im Detail funktioniert, finden Sie hier: https://help.fairwalter.ch/dokumente-verwalten

In der gesamten Applikation wurden die Stati für Objekte, Verträge und Mieten vereinheitlicht und angepasst. So ist nun in allen Ansichten konsistent ersichtlich, (A) wie der aktuelle Stand ist und (B) welche zukünftigen Ereignisse bevorstehen. Z.B wird bei einem gekündigten Vertrag angezeigt,  dass er (A) aktiv ist und (B) per wann er gekündigt wird. Sollte bereits ein Nachfolger feststehen, wir der zweite Status stattdessen ersetzt und angezeigt (B) wann der nachfolgevertrag beginnen wird.

Die Personenübersicht zeigt neu sowohl alle geschuldeten, sowie auch bereits alle überfälligen Beträge an. Dabei werden alle offenen Debitorenrechnungen berücksichtigt, die diese Person als Rechnungsempfänger verzeichnet haben, und gemäss Fälligkeitsdatum sortiert.

Die neue Ansicht wird sowohl in der Personenübersicht als auch in der Detailansicht der Personen angezeigt.

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In der Ansicht für die Bilanz sowie die Erfolgsrechnung sind neu alle unbenutzten Konten ausgeblendet. So erhalten Sie schnell eine Übersicht über Bilanz und Erfolgsrechnung. Es kann allerdings jederzeit die gesamte Kontenliste eingeblendet werden, so dass auch bisher unbenutzte Konten mit Anfanbsbeständen versehen werden können.

Wenn Zahlungen von Debitoren mehrere Rechnungen betreffen, können diese Zahlungen nach der Verbuchung auch auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden. Im Bankabgleich kann nur eine Debitorenrechnung ausgewählt werden, aber anschliessend können die überbezahlten Rechnungen gefiltert, und die einzelnen Zahlungen aufgeteilt werden. So können alle betroffenen Rechnungen im System auf "bezahlt" gestellt werden, auch wenn nur eine Zahlung vorliegt.

Bisher konnten Banktransaktionen im Bankabgleich entweder als Zahlungen auf Debitorenrechnungen oder als manuelle Buchungen verbucht werden. Neu gibt es auch die Option, Zahlungen direkt auf Kreditorenrechnungen zu verbuchen.

Im Bankabgleich wurde die Suche für Debitorenrechnungen ergänzt. Neu wird auch der Rechnungsbetrag angezeigt und es kann somit statt nach Rechnungstiteln oder Schuldnern auch nach Beträgen gesucht werden.

Fairwalter kann neu auch komplexere Liegenschaften abbilden.Durch die Einführung von Gebäuden können nun auch mehrere Adressen / Eingänge in einer Liegenschaft erfasst werden. Die Mietobjekte können entweder beim Erstellen oder auch nachträglich zwischen den Gebäuden verschoben werden. So können auch bereits erstellte Liegenschaften ganz einfach angepasst werden.

Die Buchhaltung wird übrigens weiterhin auf Stufe Liegenschaft geführt. Wenn für ein Gebäude eine eigene Buchhaltung geführt wird, sollte dieses Gebäude also auch in einer separaten Liegenschaft geführt werden.

Die Buchhaltung zeigt nun für die Erfolgsrechnung übersichtlich den Gewinn und Verlust des aktuellen Geschäftsjahres an. In der Bilanzansicht wird die Differenz zwischen Aktiven und Passiven angezeigt, was vor den Abschlussbuchungen ebenfalls Gewinn und Verlust entspricht.

Die Detailansicht von Verträgen wurde überarbeitet, so dass dort nun Vertragsdokumente nicht mehr nur erzeugt, sonder auch hochgeladen und verwaltet werden können. So können Sie ab sofort unterschrieben Verträge und Scans von anderen Originaldokumenten pro Vertrag hinterlegen. Dies ist erst der Anfang. Wir arbeiten bereits an einer umfassenden Dokumentenablage, die weit über die Ablage von Verträgen hinaus funktionieren wird.

In der Detailansicht von Personen können zugehörige Rechnungen neu gefiltert und gesucht werden. So kann zum Beispiel schnell ein Überblick über offene Rechnungen gewonnen werden.

Im Bankabgleich können Bankdateien (camt054, MT940) in Fairwalter hochgeladen werden. So können dann alle Transaktionen eines Bankkontos in Fairwalter übernommen und Debitorenrechnungen zugeordnet werden. Wenn Zahlungen mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR oder QR Code) gemacht wurden, werden dafür sogar automatisch Rechnungen vorgeschlagen, zu denen die Referenznummer passt.

Fairwalter verfügt nun über einen Demomodus. Wenn dieser aktiviert wird (Kippschalter neben der Online Hilfe), gelangt man in ein neues Konto, in welchem bereits einige Daten erfasst wurden. Dort können bedenkenlos diverse Funktionen ausprobiert werden. Die Änderungen werden alle 30 Tage gelöscht, oder können direkt selbständig zurückgesetzt werden.

Die QR Code Rechnungen sind da! Unter «Integrationen» kann nun die QR Code Rechnung für Debitoren freigeschaltet werden. Anschliessend kann für jede neue oder bereits existierende Rechnung ein QR Code Einzahlungsschein generiert werden.

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Kurzzeitig wurden Mietzinsanpassungen nicht richtig bei der Sollstellung berücksichtigt. Dieser Fehler konnte behoben werden und Debitorenrechnungen werden wieder mit den korrekten Mieten erstellt.

Für Debitoren-und Kreditorenrechnnungen war es bisher nur möglich, eine  einzelnen Buchung zu erzeugen. Neu kann für Rechnungen ausgewählt werden, ob die gesamte Rechnung einheitlich, oder die einzelnen Positionen separat verbucht werden sollen.

Der Upload von Dateien wurde an diversen stellen verändert. Dadurch werden nun nicht nur Bilder in der Stammdatenansicht schöner dargestellt, die Änderung bringt auch im Hintergrundwichtige Verbesserungen mit sich, die in der Zukunft noch stark zum tragen kommen 😉

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Die Dokumente zum Mieterspiegel, die Leerstandsübersicht sowie die Kontaktliste für Liegenschaften wurden neu gestaltet und werden zukünftig nicht mehr als Word sondern als PDF erstellt. Dadurch konnte die graphische Gestaltung wesentlich optimiert werden.

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Dienstleister können neu mit Liegenschaften verknüpft werden, und erscheinen dann in den jeweiligen Stammdaten der Liegenschaft. Ebenfalls sind die relevanten Kontaktdatenschnell und übersichtlich direkt in den Stammdaten auffindbar.

Auf die Dienstleister Tabelle (wenn der Bereich «Dienstleister» auf der linken Seite angewählt wird)  kann nun auch der Filter für Liegenschaften oder Objekte angewendet werden, damit nur noch die relevanten Dienstleister angezeigt werden.

Das Dokument zur Nebenkostenabrechnung wurde grundlegend überarbeitet und kann nun direkt als PDF generiert werden. Die Abrechnung ist nun in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt und auch die Akontozahlungen werden bei der Abrechnung berücksichtigt.

Die Nebenkostenabrechnung schlägt nun automatisch die abzurechnende Periode vor und kann ebenfalls mit automatisch abgelesenen Zählerständen von smart-me erstellt werden.
Den Link zum Webinar mit smart-me, in dem wir die Funktionsweise im Detailvorstellen, finden Sie hier: https://www.youtube.com/watch?v=E7HuIAUehdE&t

Die Ladezeiten für Debitorenrechnungen, insbesondere wenn mehrere Filter gesetzt werden, wurde stark verbessert. Kunden mit vielen Debitorenrechnungen werden von der Verbesserung am stärksten profitieren.

Bei der Nebenkostenabrechnung werden die Kosten pro Objekt auf alle Mietverträge und allfälligen Leerstände verteilt. Zwischenzeitlich hatten dabei die Leerstände in der finalen Übersicht nur einzelne Nebenkostenkonten angezeigt, und somit nicht die kompletten Kosten. Dieser Fehler wurde nun behoben, so dass auch die Leerstände alle Kosten aufführen. Die Mietverträge haben zu jeder Zeit alle Kosten aufgeführt.

Die neuen Abonnemente können nun direkt aus der Applikation bestellt werden. Wenn sich Kunden während der Testphase einloggen, erhalten Sie direkt nach dem Login die Möglichkeit, ein Abonnement zu bestellen. Ebenfalls wird es bald auch für bestehende Kunden möglich sein, ihr Abo zu erweitern, sobald sie an Objekt- oder Funktionsgrenzen stossen.

In der Liegenschaftsansicht können einzelne Liegenschaften gelöscht oder bearbeitet werden. Zwischenzeitlich hatte die Ansicht der einzelnen Liegenschaften nicht funktioniert und es war nur die Kartenansicht verfügbar. Das Problem ist nun behoben.

Das bearbeiten von Kreditoren wurde verbessert. Es können dadurch nicht nur die Rechnungen selbst, sondern auch die damit verbundenen Buchungssätze verändert und angepasst werden

Bankkonten können spezifischen Buchhaltungskonten zugewiesen werden. Da der Kontenplan innerhalb eines Kontos für alle Liegenschaften gleich ist, sollten die Buchhaltungskonten nicht direkt nach dem Namen einer Bank benannt werden, weil womöglich unterschiedliche Banken für unterschiedliche Liegenschaften verwendet werden. Um dennoch unterscheiden zu können, welches Bankkonto mit dem Buchhaltungskonto gemeint ist, können nun Bankkonten mit eine Liegenschaft und einem Buchhaltungskonto verbunden werden. Sobald die Verbindung gemacht wird, wird überall in der Applikation das Bankkonto jeweils mit dem Buchhaltungskonto und das Buchhaltungskonto mit dem Bankkonto ergänzt.

Bilder, welche als Anhang für einen Schaden oder als Beleg für eine Kreditorenrechnung in das System geladen werden, können danach über die Vorschau betrachtet werden. Bisher mussten diese heruntergeladen werden, um sie erneut zu betrachten. Nun kann der Benutzer wählen, ob er das Bild herunterladen oder in der Vorschau betrachten möchte

In der gesamten Applikation wurden die Pflichtfelder mit einem Asteriks gekennzeichnet, so dass sie von Anfang an erkennbar sind.

Wenn in Verträgen Bewohner erfasst werden, kann neu die Adresse für diese Bewohner gleich übernommen werden, so dass die Kontaktdaten der Person aktualisiert sind.

Nach der Erfassung von Schäden können die Einträge nun auch mit Hilfe eines Status nachverfolgt werden.

Die Zählerstände und Verteilschlüssel wurden bei der Nebenkostenabrechnung zu jeder Zeit richtig gespeichert. Allerdings haben wir festgestellt, dass beim erstellen einer neuen Verteilung die Daten der letzten Abrechnung nicht korrekt übernommen wurden, und man die alten Zählerstände und Verteilschlüssel erneut eingeben musste. Dies wurde behoben und es werden nun die letzten Zählerstände und Verteilschlüssel als Ausgangslage für die neue Verteilung verwendet

Bei diversen Löschaktionen werden nun Popups gezeigt, um ein endgültiges Löschen zu bestätigen. Die Popups wurden eingeführt um ein versehentliches Löschen von aufwändigen Elementen wie z.B. ganzen Liegenschaften oder Mandaten zu verhindern.

Die automatische Sollstellung wurde dahin angepasst, dass sie:

• die Zahlungsmodi quartalsweise, halbjährlich und jährlich bei der Sollstellung berücksichtigt
• Rechnungen nicht doppelt erstellt werden, wenn eine Sollstellung erneut ausgelöst wird

Die Tabelle der Sollstellung zeigt nun auch an, wie viele Rechnungen bei der ausgeführten Sollstellung erstellt wurden

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Beispiel 1: Vertrag mit quartalsweiser Sollstellung

Objektname: 133

Vertragsstart: 1. Januar 2019

Sollstellung: Quartalsweise (d.h. nur alle 3 Monate wird eine Rechnung geschickt)

Der bestehende Vertrag wurde frisch erfasst, danach wird für die Monate Juni und Juli für alle aktiven Verträge eine Sollstellung ausgelöst. Mit der neuen Anpassung bedeutet das für Objekt 133:

• Sollstellung Juni 2021: Es wird keine Rechnung erstellt (Vertragsstart ist Januar, somit werden nur Rechnungen in den Monaten Januar, April, Juli, Oktober erstellt)
• Sollstellung Juli 2021: Es wird die erste Rechnung erstellt

Nun werden rückwirkend für die Monate Januar 2021 bis Mai 2021 ebenfalls Sollstellungen ausgelöst:

• Für das Objekt 133 werden für Januar und April 2021 Rechnungen erstellt

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Beispiel 2: Denselben Monat erneut Sollstellen

Für den Monat Juli 2021 wurde bereits eine Sollstellung für 10 aktive Verträge ausgelöst. Erst danach fällt auf, dass dabei Rechnungen für ein Vertrag (Nr. 12) erstellt wurden, der bereits im Juni ausgelaufen ist, da der Mieterauszug nicht erfasst war.

Der Vertrag Nr. 12 wird also nachträglich per Ende Juni gekündigt (über Prozesse > Mieterauszug starten). Danach wird ein neuer Vertrag Nr. 13 mit Startdatum 1. Juli 2021 erfasst.

Die durch die Sollstellung für Juli 2021 erstellten Rechnungen für Vertrag Nr. 12 werden manuell gelöscht (unter Debitoren). Danach wird erneut eine Sollstellung für Juli 2021 ausgelöst:

• Von der Sollstellung sind nur Verträge betroffen, die seit der letzten Sollstellung neu hinzugefügt wurden (in diesem Fall Vertrag Nr. 13).

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Um die Übersicht über allfällige Vertragsanpassungen im Laufe der Zeit zu vereinfachen, wurden an einigen Stellen neue Anzeigen gestaltet:

• In der Stammdatenübersicht werden unter «Mietzins» der aktive, sowie auch abgepasste Mietzinsen der Vergangenheit und Zukunft angezeigt
• In der Detailansicht eines Vertrages können neu auch die Dokumente der letzten Vertragsanpassung generiert werden
• Der «Mietzins» Tabelle wurde eine neue Spalte hinzugefügt: neu werden die Einträge mit dem Label «aktiv» oder «ausgelaufen» gekennzeichnet

Am Ende von Prozessen wird neu eine Zusammenfassung angezeigt. Damit können die Angaben vor dem Prozessabschluss noch einmal überprüft werden. Die mit den eingegebenen Informationen in Zusammenhang stehenden Rechnungen und Dokumente werden erst danach generiert.

Nebst dem Einrichtungsassistenten bei der Erfassung von neuen Objekten, bei welchem alle Räume einer Wohnung erstellt werden können, können auch einzelne Räume in der Stammdatenansicht eines Objekts hinzugefügt werden. Neben der Überschrift "Ausstattung und Räume" kann über den "+NEU" Knopf ein zusätzlicher Raum erfasst werden.

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Dabei wählt man den Raumtyp aus und kann anschliessend in der Rubrik "Assets" oder direkt über das Bearbeitungssymbol hinter dem Raum die einzelnen Assets Umbenennen.

In der Stammdatenansicht der Mietobjekte gibt es die Möglichkeit Notizen zu hinterlegen. Dieses Notizfeld ist ein Freitextfeld, welches frei gestaltet werden kann, und auch externe Links aufnehmen kann. Dadurch bietet es viel Flexibilität und ermöglicht einen breiten Einsatzzweck.